電子契約サービスの利用料金は?

電子契約サービスを利用するとき、セキュリティ性が高く汎用性があるシステムを利用することで電子データによる契約は安全性と効率性を期待できるシステムになってくれます。また、電子契約サービスを利用する際に、利便性や安全性だけでなくコストパフォーマンスにも着目する、料金がどのようなものになっているのかは確認しておく必要がありますよね。一般的に、電子契約サービスの料金体系は初期費用となるイニシャルコストおよび月額費用のランキングコストの2つにわけることができます。ただし、電子契約サービスの中には運用開始前に無料試用期間が設けてあり、期間限定ではあるけれども自社の契約書類に適しているのか否かを確認したいときなど便利ではないでしょうか。

初期費用のイニシャルコストは、0円から30万円前後となっているようですが、この0円というのは初期にかかる費用が無料になるといった意味です。初期コストが安い分、月額料金が高くなるイメージを持つ人は多いかと思われますが、ランニングコストは企業規模にもよるけれども0円から20万円程度になっているようです。当然ながら、イニシャルコストとランキングコストの両者が無料になることはないのですが、システムの機能などにもよるけれども初期費用が無料で、月額数万円~20万円といった感じになるのではないでしょうか。最近は、テレワークでの業務が多くなっている関係からも、よりサービスを導入しやすいようイニシャルコストそのものを無料に設定している会社も多くなっているのは今の時代の特徴になるのかもしれませんね。あくまでも、これらの費用は目安になるものですしそこまで機能が要らないといった場合などでは価格そのものがこれよりも安く済むケースもありますので、まずはどのような機能が備わっている電子契約サービスが必要になるのか考えておくと良いでしょう。

電子契約サービスは、プランにより金額が大きく異なるケースがあるため、1社だけでなく数社のプランを比較して同等のものがどのくらいの金額になるのか確認します。それと、電子契約サービスで提供される機能が本当に必要であるのか否かもしっかり確認することが大切で、自社では使用しない機能を装備しているシステムを導入することはないかと思われますが、有れば便利だからと本来使い道がないものを無理に含めて契約を交わすと経費の無駄に繋がります。企業側としてはコストは極力安く抑えたいなどの考え方があるかと思われますが、値段が安いものが良いとは限りませんし、逆に価格が高いものは機能性やセキュリティ対策などの点で非常に優れている、過去に代替えツールで利用していた他のシステムを解約すると、経費が浮き少し高めではあるけれども優れた機能を持つ電子契約サービスを利用することで今までとそれほど出費が変わらなくなることもあるのではないでしょうか。これは他のシステムを解約することで結果的に電子契約サービスを導入した方が中期的や長期的に経費を抑えられるケースがあるといった意味になるもの、自社に最適なるコストパフォーマンスが良いものを選ぶこと、それを比較検討することが導入の際のコツに繋がります。

ちなみに、電子契約システムを導入するときのポイントは、導入の目的を確認することが第一歩です。書面での契約から電子契約に変更する理由や目的を明確にする、この目的が決まらないと適切なサービスを選択することができなかったり自社内での稟議での承認を得られない可能性もあるので注意が必要です。後は、サービスを比較して予算との概算を行う、ワークフローの見直しを図り社内での稟議を行って会社内の規定変更を行うなどの手順で行います。

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