電子契約サービスのデメリットについて

契約を電子化することができる電子契約サービスは、その利便性の調査から導入が進んでいます。その一方でこれまでとは全く違うシステムであるため、導入してからデメリットを感じる方も多いようです。導入するとどのような点が不利に感じるのか、あらかじめ知っておくことで問題なく使い続けることができるかどうか検討しておくと良いでしょう。

まず最も重要なのは、契約の種類によっては電子契約サービスを使うことができない場合もあるというものです。ある種の契約では法律で電子契約を使うことができないと定められており、そのような場合では残念ながら使えません。電子契約ができない契約の種類としては、定期借地契約、宅地建物売買等媒介契約、投資信託契約の約款、マンション管理業務委託契約などが挙げられます。特に不動産関連のものに多く見られるので、こうした契約を普段から扱う業務では導入は控えた方が良いかもしれません。

安全面でもデメリットはあります。電子契約サービスのデータを保管する先はクラウド上です。サービスの運営会社が用意しているサーバー上にデータが保管されており、それを私達利用者が呼び出して使うという仕組みです。運営会社が用意したサーバーはもちろんセキュリティはしっかりとしたものになっていますが、近年はクラッカーの技術が非常に高くなっており、本気になって突破しようとすれば簡単に侵入される恐れがあります。もしそうしたサイバー攻撃の被害に遭うと、保存してあるデータが盗まれたり、中身を不正に書き換えられてしまうため危険です。どのようなサービスでも不正に侵入される恐れはあるのですが、それでもしっかりとセキュリティに気を使っている運営会社であるかどうか比較して選ぶことが重要です。

契約は他者と行うものであるため、自分の会社のみが電子契約サービスを導入したところでうまくいかない場合もあります。相手が電子契約サービスに対応していないのであれば、全く意味をなさないからです。そのためこちらが先に電子契約サービスを利用するのであれば、取引先にその旨を伝えて確認しておくことが必要です。もし了承が得られるのであればサービスを契約しても良いでしょう。逆に難しいと言われた場合にはサービスの導入を控えた方が良いかもしれません。このように他のサービスと違って、導入する際に他者の理解を得る必要があるというのも電子契約サービスのデメリットと言えるかもしれません。

業務の手順が大きく変わってしまうことに注意してください。これまでであれば紙を使って契約するため、印刷や捺印さらには郵送などの手順が必要とされていました。これらが電子契約サービスを導入すると不要になるものの、手順としては大きく変わってしまうため現場が混乱をきたす恐れがあります。場合によってはミスが増えてしまう恐れもあるので、導入前には事前計画や手順の周到など準備が必要です。

最後によく検討しておきたいのがコストの問題です。電子契約サービスはいわば他社が提供するサービスを料金を支払って利用し続けるものであるため、使い続ける期間が長くなるほどコストは増大化していきます。もちろんそのコストを支払ってでもメリットの方が上回っているのですから導入する価値はあるのですが、場合によってはコストばかりが問題視される状況になることも考えられます。特に導入してから必要な機能がないと、思ったよりも使えなかったということにもなりかねません。電子契約サービスは使いやすいとして多くの会社で導入が進んでいますが、そうしたメリットばかりに気を取られてかえってコストがかかることになってしまわないか、事前に無料の体験版を活用するなどしてしっかりと比較検討するようにしましょう。

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