電子契約サービスについて

テレワークで業務を行うことが多くなっている今、電子契約サービスが広まっていると感じている人も多いのではないでしょうか。一口に電子契約といっても色々な機能があるため、必要な機能がどのようなものであるのかそれぞれのサービスを比較するなどが選ぶ中での重要ポイントになって来ます。多くの機能は、契約書の電子締結機能はあるけれども、それ以外の契約の一元管理ができるタイプや詳細までのプロセス構築まで実現できるタイプ、提供される機能はシステムにより多種多彩です。

このような便利なサービスを自社にも導入しようといった経営者の声への賛同はできるけれども、仕組みそもののが身近ではない企業担当者レベルにとってどのような商品を選ぶのが最適であるのか悩みの種になりがちです。ちなみに、日本の中で比較的普及している利用者数が多いシステムの場合、テンプレート機能・契約書管理・AIレビュー・電子締結・契約業務管理・プロジェクト管理・API対応などを装備している製品があり、システムごとに装備されている機能は様々です。ただし、漠然とプロジェクト管理と契約業務管理の2つの機能が欲しい、このようなことを考えることは今まで利用された経験がない人にとってわかりにくい部分です。

そこで、電子契約サービスを選ぶときオススメともいえる選ぶ方のポイントを信頼性・汎用性・管理性・コストパフォーマンスなどに重点を置いて比較をしながら自社に最適なシステムを導入する方法を伝授しましょう。電子データによる契約といったスタイルになるため、このようなサービスを選ぶときにはセキュリティが最も重要なものとなります。

取引先との契約内容を電子ファイルで送信する仕組みになるもので、企業側にとってその重要な内容をインターネットで取り扱うことになる、万が一サイバー攻撃などに遭遇してしまえば自社内の機密データの漏洩に繋がるリスクがある、その情報が洩れることは企業内へのダメージだけでなく他社からの信用を失いかねません。これらのことからも、このようなサービスを選ぶときには、第一にセキュリティ対策が万全であるか否かをしっかり確認しておく、暗号化が行われているものか法令に準拠したサインが利用可能になっているのか、これらのチェックポイントを抑えることがオススメです。

汎用性は、自社で取り扱う書類すべてに対して対応が取れるのかといった部分で、このようなサービスに移行する際には従来自社で使用していた書類の取り扱いがそのまま移行可能になるのか、システムにより取り扱いができる書類に違いがあることはもちろん、書類そのものが電子サービスで取り扱えないケースがあるため注意が必要です。また、サービスにより利用可能な機能が異なるわけですから、自社で必要な機能が網羅されているのかもしっかり確認しておかなければなりません。

電子契約サービスは、他のシステムとの連携でより利便性が向上する傾向が強く、営業支援システムのSFAや顧客管理システムのCRMなど、これらと連携を行うことで営業担当者が契約者にモーションをかけて話がまとった際にシステムに事前登録してある顧客情報をそのまま使って契約を結ぶこともできるわけです。会計管理システムを利用されている企業は多いかと思われますが、このような管理システムとの連携は、契約書のデータの天気が自動化を図れるなどからも作業工数の削減効果も期待することができます。管理性は、相手先も含めて当事者間での使いやすさがあるのか否かを重視すること、紙媒体で契約したときもシステムの中で一元管理ができる、契約先の中には紙での契約を中心にしている、過去の契約なども一元管理ができると便利ですよね。

コメント

タイトルとURLをコピーしました