クラウドサインが一番有名らしい

以前までは契約書にサインする際、名前を書いてハンコを押印する必要がありました。また、書類も1枚1枚印刷しなければなりません。近年ではわざわざ印刷して契約書をまとめるよりも、ウェブ上で締結する企業が増えています。契約書の保管も当然ウェブ上のクラウドサービス内です。

2021年現在、クラウドサービスを提供している企業が増えてきており、中には15GBもの大容量を無料で開放しているIT企業が存在します。独自のサービスを打ち出して顧客の獲得に勤しんでいますが、契約書のサービスで頭1つ抜きんでているのがクラウドサインと言われています。では、どんなサービスがあるのか見ていきましょう。

パソコンやタブレットなどでPDF形式の契約書を作り、取引先の著名や押印をクラウドを介して行うことが可能です。著名と押印の位置は書類を作成する際に位置を決めることができますが、印刷する必要がないため完成後も自由に位置を移動することができます。すべてクラウド上で行うため、契約書がこちらに帰ってくる前に相手が著名や押印を行ったかどうかを確認することが可能です。進捗状況も確認することができるので、取引先に不備が当た時はリアルタイムで指示を送ることができます。これは印刷した書類でやり取りしていた時にはできなかったことです。

クラウドサインを利用して書類を作成するにはアカウントを登録しなければなりません。しかし、取引先は登録しなくても著名と押印を行い契約書の締結を行うことができます。押印は自社で保有しているハンコと同じ文字を打ち込めばいいだけなので、フォントや色を指定する必要はありません。クラウド上に保管された契約書はコピーではなく原本として扱われます。契約書はアカウントを登録し、作成した企業と取引先しか見ることはできず暗号化されているので、印刷した契約書を社内で保管するよりもセキュリティに優れています。一度作成して締結した契約書は改ざんすることはできません。

クラウドサインは無料プランと有料プランがあります。無料プランだと1アカウントに登録できるユーザーは1名、送信件数は1ヵ月につき5件までです。有料プランは月額10,000円~のスタンダードプランと100,000円~のビジネスプランがあります。どちらもユーザー数と送信件数が無制限で、テンプレートを使えたりチームで管理したりすることが可能です。また、英語と中国語にも対応しています。後者はこれらの機能に加え、IPアドレスを制限したり高度な管理機能を使ったりして、さらにセキュリティを向上させることができます。また、電話でのサポートを受けられます。ただし、有料プランはどちらも1件送信するごとに税込み220円の費用が必要です。

これらのプランとは別にオプションから必要な機能を選ぶことができます。チーム管理者のみ使用できる一括管理システムや、紙の書類をスキャンしてクラウド上に保管、内容を自動で読み取ってくれるクラウドサインSCAN、書類上の内容をAIが解析して自動で管理してくれるクラウドサインAIがあります。このAIは紙の書類だけでなくPDFファイルも解析することが可能です。

クラウドサインペイメントというオプションもあり、契約書を締結して取引先から代金を徴収する際に、取引先がクレジットカード情報を入力すればカード会社が代金を肩代わりしてくれます。そのため安全にお金のやり取りをすることができますし、今まで後払いしてもらっていた代金を即座に反映させることができます。また、カード会社が肩代わりしてくれるため、代金未納の心配もありません。

利用料はかかりますが、人件費や送料などの費用を削減することができる万能なクラウドサービスです。

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