電子契約サービスのすべて

電子契約サービスの導入を考えているけれど、電子契約サービスとは一体どのようなシステムであるのか、それに関してまだよく分からないという企業の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。この記事では、電子契約に必要な情報や知識を身に付けることができます。また、複数あるサービスの中から、どのサービスを選べば良いのか、無料で利用できるのかといったことや、近年話題のクラウドサインについても当記事の中で説明をしています。電子契約サービスを初めて知る方のためにも、分かりやすい解説を行っていきます。

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは、[紙+押印]に代わって、電子データで電子署名やタイムスタンプを授けることによって、契約を締結することの出来る契約方法のことを指しています。

電子契約の法的効力

電子署名は、法的効力を持つ下記の2点の証明をする機能を持つとされています。

①電子文書を本人が作成・確認したこと[本人証明]
②電子文書が改ざんされていないこと[改ざん証明]

電子データで契約書締結の法的効力を証明するには、電子署名が役立ちます。電子署名をサポートする暗号技術の登場から、電子署名とセキュリティ保証の効力を法的に認める法令が施行され、このことから、電子署名が押印と同じように使用可能であると、法的に認められました。

[電子署名及び認証業務に関する法律]から[第三条]が参考になりますので、一度目を通しておいてください。

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子契約サービスを使う理由

メリット

電子契約を利用するメリットとして、以下の3つの大きなメリットが挙げられます。

費用削減

紙の契約から電子契約に変えることから、紙の契約時に必要であった多くの費用を大幅に抑えることが可能です。紙の契約を締結する際に必要となる経費には、これだけのモノを必要としていました。

①紙代・・・契約書を印刷する用紙代

②インク代・・・印字のために必要

③印紙代・・・2部製本して先方へ送り、返信用封筒にも切手代が必要

④製本テープ・・・2部製本(通常)

⑤保管料・・・オフィス内の鍵付きキャビネット等、保管スペースの確保が必要

⑥人件費・・・製本より締結までにかかる人件費

電子契約サービスを利用すれば、この中の[⑤保管料]と[⑥人件費]を除いてゼロにすることが可能です。また、[⑤保管料]と[⑥人件費]についても、ゼロまでではないとしても、かなりの削減を行うことができます。

電子契約を活用することによって、一連の作業の流れを簡略化することができ、契約締結までの時間を大きく減らすことが可能です。そのため、そこに本来必要とされる[⑥人件費]は、比例するように削減することができるというわけです。

[⑤保管料]もまたクラウド上にデータを保管することになり、企業内に保管場所を設けることもなくなります。要するに、書類保管のための家賃も必要がなくなりますが、活用するサービスによっては、毎月数百円ほどのデータ保管料はかかりますので、覚えておくと良いでしょう。何にしても、人的・物理的・時間的な費用削減はを見込むことができるのです。

業務効率化

電子契約に変更した際の業務効率化を考えるときに、まず紙の契約書を締結する際のプロセスを考えてみましょう。

①製本作業:2部印刷→ホチキス止め→製本テープ

②捺印申請等、社内稟議にかける

③捺印終了の書類を取引先へ送付

④先方に到着したか否かをメールや電話で把握

⑤先方からの捺印を待つ

⑥先方より捺印済みの契約書到着

⑦管理台帳等に記載後、鍵付きのキャビネットに保管

これだけ見ても、7つのプロセスが存在することがよく分かります。このうち、電子契約に変更することによって、①・③・④・⑥・⑦は無くすことが可能となります。郵送や製本などが必要なくなれば、④の[先方に到着したか否かをメールや電話で把握]このメールや電話で把握の箇所が不必要になるということです。このことから、電子契約の仕組み上、おおよそのサービスについて、管理画面上で、先方が現在どのような状況にあるのかを視覚化することができます。

ファイルを確認している、確認後、承認している等の状況がしっかりと把握できるようになっているシステムもあるので、その場合は、把握のための連絡をする必要がないわけです。催促などを行うケースでは、また別になりますが、サービスにより、社内稟議の流れを取り入れることも可能なので、②の[捺印申請等、社内稟議にかける]という作業も、削減することができるのです。各社サービス内容の向上予測をすると、これらのプロセスは削減していくことのできるものが今以上に増加し、業務効率化を行うことへの利点はさらに拡大するでしょう。

コンプライアンスの強化

電子契約サービスは、電子署名とタイムスタンプから、契約情報の改ざんリスクを極小化することが可能となっています。現代では、実印の印影からでも、3Dプリンターを利用して、偽造品を制作することが簡単にできる世の中です。3Dプリンターで制作された印鑑の印影を、目視で発見することは困難ですが、電子署名を活用すれば、そのデータ改ざんの有無を誰であっても把握することができます。

紙の契約書のケースでは、何人かの担当者が同じタイミングで色々な案件を進めるときに、[いつ][どこで][誰が][どの契約書を][どのように]扱ったのか等ということは、把握だけでなく記録すら不可能でしょう。保存したキャビネットも、常時鍵をかけていたりと、[いつ][どこで][誰が]持ち出したのかということの把握や管理も困難です。

管理漏れであったり、情報漏洩といったリスクの発生しやすい状況はいつでも存在するため、書類を電子化し、データベースをクラウド上に保管することにより、理想としていた高度なセキュリティーを叶えられ、紛失や改ざんといったリスクの削減や、もしデータを紛失してしまっても、復元を行うことが可能になります。

この他に、契約の把握なども容易に行えるようになり、これまで全く見えていなかったリスクまで視覚化できるようになり、コンプライアンスの強化へも直結するわけです。データで管理することによって、紙での管理よりも検索性に優れ、会計監査や税務調査などもよりスピーディーに、そしてより確実に対応可能な点も、電子契約サービスの巨大なメリットでしょう。

電子契約サービスの違い

電子契約サービスに関する話題で度々使用される[電子印鑑][電子署名][電子サイン]というワードですが、この3つのワードがそれぞれどのような違いがあるのかということを、ここで丁寧に解説をしていきます。

電子印鑑

電子印鑑とは、会社印等の印鑑をデータ化したもののことを指します。実質的な印鑑でいうところの[認印]に該当し、通常は、社内文書などに活用されることの多い印鑑のことです。

電子署名

電子署名とは、本人確認での電子証明書とタイムスタンプから、電子文書の改ざんのなされていないということを証明するためのものでになります。実質的な印鑑でいうところの[実印]に該当し、厳しい規定のもとに管理することが必要な電子文書を作成する際に活用します。

電子サイン

電子サインとは、書面上の手書き署名の代替として、本人証明をきちんと行った上で電子化された契約書データに、手書き署名をする方法のことを指しています。電子印鑑や電子署名だけに留まらず、タブレット等への自署サインであったり、豊富な活用法が存在します。

電子契約サービスを選ぶ際のポイント

電子契約サービスを活用したいと考える際、でも、どのように選べば良いのだろうかとお悩みになることもあるかもしれません。自社にとって最適な電子契約サービスを選んでいただくために、絶対に抑えておくべきポイントをお話します。

信用性

電子契約サービスを選ぶ際に大変重要なことが、セキュリティー対策ですが、取引先との契約情報を電子ファイルを活用して送付する電子契約サービスは、オフィスにとって大切な情報をインターネット上で扱うことになります。もし、サイバー攻撃を受けてハッキングなどに遭ってしまったときには、社内の機密情報の漏洩にも結び付きます。機密情報が洩れてしまえば、会社としての信用を大きく失います。

これらのことから、電子契約サービスを選ぶ際には、セキュリティ対策の施されているサービスであるかということをしっかりと把握しておきましょう。暗号化がされていて、法令に対応するサインを利用することができるのかということも、確認しておくべきポイントです。サイバー攻撃に使われるウイルスは、進化を続けています。同様のセキュリティ対策を行うだけでは、新たなウイルスに対応することができません。そのため、常時最新セキュリティを提供してくれるサービスを選ぶようにしましょう。

また、外部に向けたセキュリティ対策だけに限らず、内部に向けたセキュリティ対策も行うことが重要です。権限ごとにアクセス制限に関する設定や操作ログの取得であったり、内部の人間が利用するときのセキュリティ対策もきちんと行う必要があります。この他に、自社の希望する電子署名方式を導入しているかどうかということも見ておきましょう。電子署名形式には、複数種類が存在し、自社の希望する形式を取り入れているものを選ぶことが大切です。主な電子署名形式として、下記の3つが挙げられます。

①DSA署名方式

②RSA暗号方式

③ECDAS署名

凡庸性

電子契約サービスに変更する際に注意すべき点として、自社使用の書類を取り扱っているかどうかということです。サービス内容によっては、取り扱いのできる書類に異なる点があることは勿論、書類そのものが電子契約サービスで取り扱い不可のものもあるのです。電子契約サービスで取り扱うことが出来ず、書面が必要となる契約書の主な具体例は下記になります。

・定期借地契約

・投資信託契約の約款

・宅地建物売買等媒介契約

・労働者派遣個別契約

・マンション管理業務委託契約

・訪問販売等特定商取引における交付書面 等

各サービスで扱う書類を把握したいときには、電子契約サービスのウェブサイトを閲覧することが適切です。ウェブサイト内で取り扱う書類の記載をする会社は多く、自社使用の契約書があるかどうかも把握しておくことが大切です。ウェブサイトに記載のないときには、問い合わせてみると良いでしょう。

また、サービス内容により、使用可能なシステムが違いますので、自社で活用したいシステムが本当にあるのかどうかも把握しておく必要があります。便利なシステムとして、契約書のテンプレートを保存し、容易に契約書を発行することができる[テンプレート機能]であったり、保管した契約書を検索可能な[検索機能]、他のサービスと連携可能な[API機能]などがあります。

お勧めは、締結までの速度を上げたい場合に、承認までの流れを事前に設定し、それ通りに承認を行っていく[ワークフロー機能]、承認が停止した際にアラームで知らせる[アラート機能]などです。これらのシステムは、基本サービスに含まれていたりするものと、追加で付与可能なこともあります。サービス内容によって違いますので、しっかりと確認しておきましょう。また今後システムを増加させる可能性があるのであれば、拡張機能の付いたサービスを選択もお勧めできます。

電子契約サービスは、他の機能と連携をすることにより、さらなる利便性を発揮します。具体的には、顧客管理システムの[CRM(Customer Relationship Management)]であったり、営業支援システムの[SFA(Sales Force Automation)]と連携をすることで、営業担当が契約先に営業をかけ、話のついた際に、登録してある顧客情報をそのまま活用することによって、契約を締結することができます。

この他、清算管理システムと連携を行えば、契約書のデータ転記を自動で行うことができるので、業務の手間を削減できるように、電子契約サービスは、他の機能と連携をさせることがベストです。特に、現行システムとの連携が可能になれば、導入もスムーズに進みます。API対応と記載がある場合には、他のシステムとの連携可能なので、理想とするシステムとの連携を行うことができるのか、きちんと把握をしておく必要があります。

能率性

電子契約サービスを活用するのなら、費用を確認することも大切です。費用は、[ランニングコスト(月額費用)]と[イニシャルコスト(初期費用)]に分類されます。ランニングコストは、会社の規模にもよりますが、0円~20万円ほどになります。プランによっても費用が変わるため、費用は目安としてみておいてください。一方イニシャルコストは、0円~30万円ほどになります。リモートワークの影響で、サービスを取り入れやすいよう0円とする会社も多くあります。

会社としては、費用を出来るだけ抑えたいところでしょうが、費用の安いものが最良とは限らないのです。費用が高い分、システム面やセキュリティ面で素晴らしかったり、代替ツールで使用していた稟議システムを解約したりすることにより、結果的に電子契約サービスを取り入れたほうが中長期的に安く済む可能性もあるのです。自社にとって、能率性の良いものを選択できるように、よく考えてから選ぶようにしましょう。

マネジメント性

サービス内容によっては、契約までのステップ数であったり、ユーザーインターフェイスの異なる場合があります。多くの社員が使うことができるよう、誰でも扱いやすい電子契約サービスを選ぶようにすることが大切です。シンプルなものから自社にあわせカスタマイズできるものも良いでしょう。扱いやすさを知るために、無料で試すことの可能なシステムや操作デモから、本当に扱いやすいかどうかをみていくことが効率的です。

企業内だけでなく、外部との契約を結ぶ場合の扱いやすさも見ていきましょう。サービスの中には、契約する際に双方がアカウントを取得していなければならないものもあるのです。この際、取引先にアカウントの取得依頼を行うこととなるため、手間がかかってしまいます。先方には、出来る限り費用の発生しないものを選ぶこととし、URLを送るだけで電子契約可能なサービスがお勧めです。

またこの他に、紙の契約書は保管に場所をとるだけでなく、確認しようと思っても、探し出すまでに時間のかかるものです。そこで電子契約サービスを活用するのであれば、紙の契約書と電子契約書の一元管理システム付けの可能なサービスがお勧めできます。一元管理システムとは、紙の契約書をインプットさせるだけで電子契約書と同様、クラウド上で保管可能なシステムのことです。クラウド上で保管をするならば、必要なときだけ印刷をし、紙の媒体に戻すことも可能なわけです。

しかし、サービス内容により、保管可能なデータ量に違いがあります。今までの契約書が膨大であったり、契約書の増加が今後予測されるときには、容量の大きなプランで契約をするようにしましょう。ただ保管をするのではなく、検索機能のあるものもお勧めできます。検索機能があれば、キーワード入力などから該当する契約書をその場で即見つけることができるのです。

電子契約サービスの比較

クラウドサイン

特徴①数分間で完了する電子契約締結機能有り

特徴②充実した保管機能から、コンプライアンス強化に最適

特徴③会社名や契約書名、日付や費用等豊富な条件で検索可能

特徴④テンプレート機能有り

特徴⑤契約書管理機能有り

特徴⑥API対応機能有り

特徴⑦無料で利用できる

DocuSign

特徴①電子締結機能有り

特徴②テンプレート機能有り

特徴③契約書管理機能有り

特徴④API対応機能有り

特徴⑤無料で利用可能

Adobe Sign

特徴①電子締結機能有り

特徴②API機能対応

GMO電子印鑑Agree

特徴①契約書管理機能有り

特徴②電子締結機能有り

特徴③無料で利用可能

BtoBプラットフォーム契約書

特徴①契約書管理機能有り

特徴②電子締結機能有り

特徴③無料で利用可能

無料で使えるサービス

無料で活用可能な電子契約サービスには、複数のサービスが存在しますが、その中から上記で比較を行った、4つの無料電子契約サービスをご紹介します。

①クラウドサイン

②DocuSign

③GMO電子印鑑Agree

④BtoBプラットフォーム契約書

無料サービスの内容

①クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士監修による安定感や充実性が特徴です。初心者の方が扱うとしても、迷うことのないダイレクトなUI・UXに、テンプレート機能や契約書検索機能など、バリエーションに富んだシステムを備えています。

また、外部ツールとの連携も選択肢が多く存在します。無料プランの内容は、契約書の送信や保管、検索などの契約締結のために必要とされるベーシック機能が主であり、アカウント数1名と、毎月の送信件数は最大5件まで可能となっています。

初期費用と月額費用が0円と、無料で利用できることも、クラウドサインの大きな魅力です。

②DocuSign

契約締結に必要とされるプロセスのおおよその箇所を補うため、作業の効率化や作業改善を見込むことができます。署名のみであれば無料ですが、管理機能の使用であったり、他ユーザーに契約書を送る等署名を促す際には有料となりますので、注意が必要です。

③GMO電子印鑑Agree

無料で使用可能なプランが存在し、取引先や契約書の種類によって、契約法を使い分けることができ、作業の効率化にも役立つでしょう。DocuSignと同様に、無料のプランもありますが、有料プランがありますので気を付けましょう。

④BtoBプラットフォーム契約書

企業内の工程の高速化に役立ちます。電子契約書の保管も、毎月3件まで活用可能です。こちらも有料プランがあり、権限管理機能や契約期限切れアラート機能など、リスクマネジメントを意識した機能が使用可能です。

有料で使えるサービス

上記に記載した電子契約サービスの有料プランには、以下の種類が存在します。セキュリティに関しても気になるところですが、どのようなシステムを備えているのでしょうか。順番に、見ていきます。

①クラウドサイン

・スタンダードプラン

・ビジネスプラン

クラウドサインのセキュリティは、大変厳重であると言われており、送信した契約書への不正アクセス防止などのシステムが備えられています。URLに悪意を持った第三者が不正アクセスを行うためには、1秒に1億回アクセスをしてみても、もっと多くの期間が必要なほど、不正アクセスが完全に不可能な仕組みを構築しています。

また、クラウドサインとの通信は、常に暗号化通信とされているため、盗聴や傍受、なりすましや改ざんなどのリスクにも対応しています。更新されたファイルは全て暗号化して保存されているので、第三者による読み取りの防止を行っています。

この他、外部ネットワークからの攻撃や、不正アクセスから保護するため、ファイアウォールを活用し、機密情報を隔離させて保管しています。バックアップ体制も万全で、契約書のデータは全て自動的にバックアップされています。複数施設における複数のデバイスによって、多重バックアップを実行しているので、災害などが発生しても、紛失のリスクがなく、満足度の高い電子契約サービスであると言えるでしょう。

②DocuSign

・パーソナルプラン

・スタンダードプラン

・ビジネスプロプラン

DocuSignでは、セキュリティやプライバシー、内部監査、コンプライアンス、サプライヤーリスクの専門かから構成されているチームを形成しています。そのため、基本的な疑問などに対応することが可能とされています。

③GMO電子印鑑Agree

・契約印&実印プラン

GMO電子印鑑Agreeのセキュリティは、通信の暗号化やファイルの暗号化、鍵の保管やセキュリティ診断と、一般的な電子契約サービスに備えられているシステムを配置しています。

④BtoBプラットフォーム契約書

・ゴールドプラン

BtoBプラットフォーム契約書のセキュリティには、不正アクセス防止のためファイアウォールの使用や、サーバーの二重化、データのバックアップになりすまし防止としてCookieを採用などの対策が施されています。

有料サービスの内容

上記の有料プランには、どのようなものがあるのでしょうか。それぞれの特徴をご紹介します。

①クラウドサイン

クラウドサインの有料プランは、スタンダードプランととビジネスプランに分かれています。詳しく見ていきましょう。

・スタンダードプラン

ユーザー数は無制限に利用可能で、送信件数も無制限という驚きのプランとなっています。この他、書類作成・送信機能から電子署名+タイムスタンプ機能、高度な認証リクエスト機能にテンプレート作成・管理機能、チーム管理機能、英語と中国語に対応した契約締結が可能であり、API機能にも対応しています。これだけの機能を、なんと月額1万円から利用することができます。

・ビジネスプラン

ユーザー数も送信件数も無制限な上、スタンダードプラン内容と同じ機能が全て利用できます。ビジネスプランはそれだけに留まらず、さらにアカウント登録制限機能やIPアドレス機能、承認権限設定から高度な管理機能、シングルサインオン機能に電話―サポート機能まで付いた、まさに夢のようなプランです。この十分過ぎる内容で、月額10万円から利用することができます。

②DocuSign

・パーソナルプラン

・スタンダードプラン

・ビジネスプロプラン

パーソナルプランは、シングルユーザーのみ利用可能で、文書を送信して電子署名を依頼可能な件数は、毎月5件までとなっています。スタンダードプランは、最大3ユーザーまで利用可能で、コメント機能やリマインダー機能が付いています。ビジネスプロプランは、コネクタ機能やAPI機能に対応、管理者やユーザーの管理機能などが付いています。

③GMO電子印鑑Agree

・契約印&実印プラン

この有料プランは、月額8800円で利用することが可能となっています。電子署名送信料は100円で、身元確認済み 高度電子署名送信料は300円となっています。電子証明書の1枚目は無料ですが、2枚目以降は8000円がかかります。

④BtoBプラットフォーム契約書

・ゴールドプラン

月額3万円で利用可能でき、契約書の保管は、毎月3件まで活用することができます。契約締結機能から契約書保管機能、契約書一括アップロード機能に期限切れアラート機能、文書検索・一覧表示や参照者設定機能などが含まれています。

おすすめの電子契約サービス

電子契約から保管までをスムーズに行うことができて、サービスの適法性は、官公庁も認めるほどであるので、法的な観点からも、安心して利用することのできるクラウドサインが圧倒的にお勧めです。他社の電子契約サービスと比較をしても、WEB APIを非常に安価に活用できるという点も、クラウドサインの魅力であり、強みとなっています。

AIチャットを取り入れ、質問したいときにも即対応してもらえるなど、サポート体制も万全です。CRMでの顧客管理を今現在行っていたり、あるいは幾つかの部署で契約書締結を実施するなど、一定の規模のある企業にとってこのクラウドサインというシステムは、非常にマッチするサービスでしょう。

クラウドサインには、電子契約サービスの扱い方を実際に試すことのできる無料プランを備えていますので、まずは無料登録を済ませて、実際に体験してみることをお勧めします。クラウドサインを取り入れることによって、大幅な費用の削減や、業務効率化へ繋がる展望の見えた段階で、さらに快適に作業空間を実現してくれるクラウドサインの有料プラン(スタンダードプランとビジネスプラン)の導入を検討することがベストな選択であると言うことができます。

まとめ

この記事では、電子契約サービスの全貌を紐解き、徹底的に解説をしてきましたが、如何でしたでしょうか。最終的なお勧めの電子契約サービスには、クラウドサインが該当することが明らかになりました。クラウドサインは、[紙と印鑑を使って契約締結する従来の契約締結の在り方]から、[全てを電子化しさらにスマートな契約締結]を目指して、電子契約化への流れを加速させようとしています。

この壮大な目標を成し遂げるには、日本において馴染みのある[紙と印鑑]という文化であったり、[規約外の規約]などといったハードルが存在することも確かです。しかし、そうしたハードルを超えるために、クラウドサインに関する積極的なアピールやプロモーションを行っているということも、また事実です。

クラウドサインの根底には、このサービスを利用するユーザーのため、そして日本社会のために、このサービスの拡大を進めるという感情が常にあるからこそ、クラウドサインが自ら発信する情報も、ストレートに伝わってくるのかもしれません。また、クラウドサインはBtoBでの契約合理化だけでなく、BtoCでの対面契約の際にも大いに活躍します。画期的で革新的、まさにあらゆる方向への契約の合理化、そして申請の合理化を成就させるサービスであります。この機会に、クラウドサインの導入を検討されてみては如何でしょうか。

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